如何管理部門之間的業務流程？

每壹個業務流程，包括復雜的跨部門業務，都是壹個工作流。最佳的業務流程必須具備以下三個特征:可靠性、可行性和效率。可靠意味著業務流程在控制之中。它能在規定的範圍內經濟可靠地運行。可行性是指業務流程可以按照預定的計劃執行。它可以有效地運作，生產和供應那些預期的結果。效率是指商業過程中消耗的金錢、貨物和時間是最少的。負責下屬跨部門業務流程的經理需要非常警惕。他們必須隨時準備找出那些容易具有以下特征的流程步驟:孤立的、脫離其他業務流程步驟的、範圍狹窄的、失控的和容易迅速轉變為緊急情況的。所有這些都可能破壞業務流程的可靠性、可行性和效率。1.跨部門監管比信息流更有影響力。跨部門的責任是說服，這是防止業務流程脫節的重要方法。監督和說服的壹種形式是監督。對於這種間接責任，壹個角色往往不是簡單地影響另壹個跨部門角色的決策和行動，而是對其進行規範。監督通常涉及兩個角色，努力在以下兩個方面保持平衡:壹方面在流程範圍內盡可能發揮創造性的主動性，另壹方面不破壞流程的完整性。在企業中，有很多監督責任創造價值的例子，從明顯的質量主管到幾乎所有參與業務流程管理的部門。這種間接責任的目的是最小化對其他角色的約束，並試圖幫助他們找到替代措施。協調說服責任的另壹種形式是協調。協調的目的是吸引同壹業務流程中幾個方面的多個角色的註意，使他們的工作能夠同步和連接。通常是各個業務部門的負責人制定本單位的營銷策略和宣傳資料。為了保證品牌戰略在整個企業的壹致性，任何與企業品牌相關的角色都可能負責與業務部門的營銷角色進行協調。第二，信息需要及時傳遞。為了理解概念隔離對最佳業務流程的危害，讓我們看壹下下面的例子。壹個線材工廠有三個連續的生產區域。工廠經常滿負荷運轉，所以維修保養的時間很緊，但又極其重要。三個生產區域都保持少量庫存，以確保生產線在正常短暫停工期間的正常運行。盡管如此，當上遊生產區域的停機時間超過庫存的允許期限時，兩個下遊區域主管和維修主管經常對此抱怨，並且他們沒有及時被告知延遲。妳不覺得上遊機器操作員有責任在出問題的時候警告下遊的人嗎？偶爾有人會這樣做，但更多的時候，他們不會。上遊的人都很著急，想解決問題。他們沒有時間去思考下遊的問題，或者認為用不了多久。而且他們也不確定自己是否有提前通知的權利。通知在這種情況下，建立通知關系就足以徹底解決問題。壹旦信息被共享，這種類型的通知責任就終止了。至於如何根據獲得的信息采取行動，完全由知情人決定。但關鍵是，他需要信息才能做出最好的決定。建議另壹種形式的通知責任要求壹個角色分析數據，建立替代模型，然後向另壹個部門中的另壹個角色建議可能的行動方案。這種責任可以防止心胸狹窄。承擔這種間接責任的角色包括財務分析師、薪酬專家、法律顧問和組織發展專家。負責提案的角色需要得到相應的授權。它與第壹種形式的主要區別在於，它對接受建議的作用進行了更廣泛的分析。同樣的是接受建議的壹方需要自己決定下壹步。三、分權保證流程改進對於任何業務流程，最大的責任都屬於“擁有”流程的管理者；在跨部門的業務流程中，所有者是業務流程的責任經理。該所有者角色在塔業務流程中處於最高管理位置，對所有角色擁有完全的管理權限，可以直接對流程提出建議。對於很多涉及整個企業的業務流程來說，這個責任只能由CEO來承擔，但很多時候他們離實際流程很遠，不知道如何具體改進。因此，為了承擔持續改進下屬業務流程的責任，負責任的經理必須總是將壹些責任委派給下屬，並獲得他們的支持。如果業務流程的改變會妨礙其他下屬履行職責，責任經理不能將改變業務流程的權限完全授權給壹個下屬。但是，責任經理可以將以下權力或責任委托給任何下屬:(1)收集有關業務流程的信息，並確定和建議改進的機會；(2)成立研究建議小組，設計可能的改進措施並向責任經理提出建議；(3)改變各職能下屬的職責；(4)成立實施協調小組，根據責任經理的總體目標，協調各職能部門的工作，做到同步銜接。4.在應急指令的間接責任中，最強大的是指令:壹個角色在同級關系中有支配另壹個角色的權利；妳可以指示另壹個人停止做某事或要求他采取壹些緊急措施。這些職責分別代表審計和命令，它們是管理不受控制的業務流程的重要方法。顯然，這種類型的跨部門控制責任只能在最嚴重的情況下使用，主要是在安全、健康、環境保護和質量控制領域。當員工、公司、環境或客戶的安全和健康受到某個過程的威脅時，必須明確懸崖在哪裏，誰有權利阻止它。當同級同事明顯超過規定限度時，員工指示其停止做某件事，不會擾亂員工與經理的關系。記住，確保下屬不越線是經理的責任。如果情況可能迅速惡化成災難，那麽事先盡可能清楚地解釋應急程序，並確定哪些角色可以像管理者壹樣行使有限的權力來指示其他人(非下屬)服從，這是非常重要的。這不會削弱管理者對下屬的管理責任，因為指令權和審計權類似，被限制在壹個非常狹窄的範圍內，只能在特殊情況下使用。在醫院、危險品制造場所和其他潛在爆炸情況的災難處理中，可以發現指令的作用。壹般來說，如果需要快速、協調和有計劃的緊急處理，以避免對生命、環境或企業生存能力的嚴重損害，那麽就有必要表明責任。但是，我們不能回避的事實是，我們需要壹個明確的方法來確保橫向業務流程和跨部門工作關系的可靠性、可行性和效率。