同仁堂健康藥業【同仁堂健康藥業:6個月成功實施兩項制度】
同仁堂健康藥業股份有限公司是百年老店同仁堂科技創新的典範。2009年實施的ERP和POS系統，使同仁堂健康藥業股份有限公司邁出了智能化管理的步伐。
ERP開啟二次創業之旅
同仁堂健康藥業股份有限公司是北京同仁堂(集團)股份有限公司下屬十大公司之壹，集團三大支柱公司之壹。同仁堂健康藥業有限公司是壹家以高科技為主導，全方位發展的現代化企業。它開發、生產和銷售中成藥、參茸片、滋補保健食品、普通營養食品和其他產品。
得益於良好的研發、市場建設和對產品品質的追求，同仁堂健康藥業有限公司於2003年4月註冊成立。到現在才六年多，營業額從3.2億元增長到30億元，零售終端上千個。然而，於君面臨著巨大的管理壓力。
他說:“我們在產品研發方面有很好的研發團隊，每年推出30多個新品種。在市場方面，我們已經建立了數千家不同形式的商店。可見我們的產品研發和市場都沒有問題，最大的挑戰是管理。”
之所以得出這樣的結論，是因為在過去的發展過程中，同仁堂健康藥業和國內幾乎所有的傳統藥企壹樣，采用了較為傳統的人工管理方式，只是在日常管理中應用了壹款已經應用了9年的功能相對簡單的定制進銷存軟件。
雖然同仁堂健康藥業不斷完善系統，但是隨著企業的快速發展，系統已經無法支撐業務發展，數據的準確性也受到了考驗。業務部門迫切需要有壹個能夠提供準確數據的業務平臺。2008年底，同仁堂健康藥業擁有900多家零售終端。如果仍然采用傳統的人工操作，很難很好地控制所有這些終端。
談及過去同仁堂的健康管理，於君說:“我們不缺資源，但不能靠人工把各種數據整合起來。”因此，信息化成為同仁堂健康藥業的必然選擇。
為此，同仁堂健康藥業將2009年定為基礎管理年，希望建立以人才和技術為支撐的智能化管理體系。於君將ERP系統的實施和應用作為同仁堂健康藥業二次創業的重要舉措，幫助企業實現高效的前端和有序的後端管理。他指出:“要建立這個體系，必須以ERP為基礎。有了這個基礎，我們的宏偉計劃才能實現。只有這個計劃實現了，我們用現代科技手段在傳統行業運作的理念才能實現。”
確保系統順利上線的四項措施
2007年，首席信息官余瑞軒來到同仁堂健康藥業時，IT部門只有5個人。“我們的信息化基本從零開始。”余瑞軒說。2009年3-9月，同仁堂健康藥業股份有限公司僅用半年時間就成功上線了ERP和POS系統，其中ERP系統包括財務、分銷和制造。之所以能做到這壹點，主要取決於同仁堂健康藥業在體系建設中采取的四大有效策略。
策略壹:選軟件，磨刀不誤砍柴工。
2008年初，同仁堂健康藥業股份有限公司開始從價格、軟件與管理狀況的匹配程度、實施難度等角度選擇ERP產品。他們將目前的ERP產品分為三類:國際廠商的產品，如SAP、Oracle國內知名廠商的產品，如用友、金蝶；國內區域/行業軟件廠商的產品。為了保證能挑選到合適的ERP產品，余瑞軒每個月都會帶領挑選團隊出去看產品和案例。
雖然余瑞軒曾想過同仁堂健康藥業最終會使用國際成熟廠商的ERP產品，但考慮到零售管理是當時企業最迫切的需求，她希望先選擇壹款中等規模的國產ERP產品，快速解決燃眉之急。後來考慮到如果采用這種方式，壹年後可能要面臨選型的問題，無論是IT部門還是業務部門壓力都很大，同仁堂健康藥業最終決定壹步到位。
同時，考慮到同仁堂健康藥業的零售終端均為自有門店，對門店管理的需求較高，同仁堂健康藥業決定在安裝ERP系統的同時安裝POS系統。
2008年8月，當某國際廠商的ERP產品進入自身需求非常明確的同仁堂健康藥業遴選組時，大家都認為該產品符合同仁堂健康藥業的實際情況，尤其是看到該產品在化妝品公司雅詩蘭黛的實際應用後。
策略二:系統實施借船出海
同仁堂健康藥業深知“三分軟件，七分執行”的道理。值得壹提的是，在同仁堂健康藥業股份有限公司信息中心，除了壹名員工參與過ERP項目外，其他員工均無ERP項目經驗。因此，對他們來說，選擇壹個有經驗的實施夥伴更為重要。
正因為如此，同仁堂健康藥業選擇了具有豐富實施經驗的IBM作為戰略合作夥伴。“他們有壹套方法論，我不需要想太多。”余瑞軒認為，IBM的經驗可以彌補她在ERP項目實施經驗上的不足。同時，於瑞軒在簽約時還特別強調，由經驗豐富的顧問劉雲霞擔任IBM的項目經理。
余瑞軒認為，這種做法被證明是正確的。在項目的籌備和實施過程中，IBM不僅為同仁堂健康藥業帶來了先進的管理理念，還幫助他們優化了業務流程。余瑞軒透露，同仁堂健康藥業在實施ERP的過程中，重組了200多個流程，劉雲霞在這個過程中起到了非常關鍵的作用。
策略三:推遲系統上線比催更好。
2009年8月，該系統已經實施。但考慮到POS系統與門店的銷售息息相關，壹旦系統出現任何問題，都可能直接影響銷售業績。在模擬試驗的壓力下，余瑞軒決定推遲發射。
同時，在IBM的幫助下，項目組在系統正式上線前用了74天搶了壹個信息中心服務臺，並在上線前做了壹次演練。服務臺與呼叫中心相匹配。除了操作員之外，項目支持人員還作為二線人員協助服務臺處理問題。對於二線人員解決不了的問題，內部咨詢師也作為呼叫中心的三線專家來處理。有了這個服務臺，ERP用戶壹旦在應用過程中發現任何問題，都可以第壹時間通過服務臺解決。相關人員會將這些問題做壹個完整的記錄，以備日後業務參考。
2009年9月1日，經過半年多的努力，同仁堂健康藥業的ERP和POS系統終於正式上線。由於聽說很多企業在線切換ERP時問題層出不窮而憂心忡忡的余瑞軒，與IBM的實施團隊壹起走訪了總部和試點商店。結果讓她很滿意:沒有財務問題，沒有經營問題，壹切都很平靜。
2009年“十壹”假期，同仁堂健康藥業的經營情況十分喜人，營業額達到了當年春節的數額。但是這種狀態讓項目組的工作人員非常緊張，他們都很擔心系統能否通過這麽大業務量的挑戰。最終系統順利度過了這個申請高峰。
“我們提前提出了運維的做法，做了有準備的戰鬥。”提到系統順利上線的原因，余瑞軒說。
策略四:人員培養和實戰訓練
雖然同仁堂健康藥業在系統實施過程中充分依靠合作夥伴的力量，但並不完全依賴IBM。“我們在實施的同時也在組建團隊。”余瑞軒說。
項目實施之初，同仁堂健康醫藥信息中心的實力相對較弱。為了保證系統的順利實施，同仁堂健康藥業股份有限公司充分利用信息中心外的資源，內部調動ERP和POS項目，成立了由部門負責人組成的進度監督小組。同時，他們也將員工對項目的支持度作為績效考核指標之壹。
在系統上線之前，終端用戶的培訓是同仁堂健康藥業項目組非常重要的壹項工作。同仁堂健康藥業股份有限公司很多業務部門的工作方式已經從沒有制度支持變成了依靠制度，很多員工很難改變原有的工作習慣來適應這種變化。面對這個問題，項目組最有效的辦法就是加強培訓。他們先對18關鍵用戶進行壹對壹的培訓，等這些關鍵用戶復工後再對部門的終端用戶進行培訓。
“這些關鍵用戶成為了我們企業人才的第三梯隊，是我們的中堅力量。”余瑞軒透露。值得壹提的是，不僅許多關鍵用戶成為業務部門的骨幹，而且壹些關鍵用戶被吸收為信息中心的成員，成為原有人才薄弱的信息中心的重要補充。
至此，同仁堂健康藥業信息中心從5人發展到今天的52人。余瑞軒表示，同仁堂健康藥業還需要培訓內部顧問，因為公司正處於快速擴張期，他們要做好新店建立後系統快速復制的準備。
向智能管理邁出第壹步
到記者采訪時，ERP和POS系統已經在同仁堂健康藥業平穩運行了兩個半月。余瑞軒認為，ERP的成功上線，標誌著同仁堂健康藥業向智能化管理系統的戰略目標邁出了第壹步，是中醫藥行業信息化建設的有益探索。
首先，系統幫助同仁堂健康藥業實現了信息流、物流、資金流、數據流的整合，實現了財務與業務的融合。其次，幫助同仁堂健康藥業消除了信息孤島，實現了資源的統壹配置；最後，該系統促進了同仁堂健康藥業商業模式的轉變，從以前的以銷定產轉變為現在的以銷定產。
同仁堂健康藥業公司財務總監何瓊認為，財務部門將是ERP系統受益最大的部門。這主要體現在三個方面。第壹，ERP幫助同仁堂健康藥業的財務管理從核算向管理轉變。她分析，同仁堂健康醫藥業務發展迅速。如果還是用原來的手工，工作量是不可想象的。現在通過ERP系統自動處理數據，財務人員不再需要埋頭記錄數據，轉而關註數據的準確性和有效性。二是財務管理更加深入，因為同仁堂健康藥業的業務包括生產、物流、各種銷售終端、電子商務等。，而財務工作要從單維的分析記錄轉變為多維的分析，從粗線條的管理轉變為細節的管理，這是人工無法做到的。ERP給了財務部門壹個很好的財務核算工具，使財務工作更加細致和多樣化。第三，實現了財務業務的整合，讓所有的數據都可以整合享受，提高了財務管理水平。
將ERP系統和POS系統連接起來，使得同仁堂健康醫藥市場部的門店管理更加高效可控。市場部重點用戶表示:“我們可以從系統中實時看到各個銷售終端的銷售和庫存數據。如果發現他們庫存不足，我們會提醒他們及時補貨。如果發現某個產品的銷量特別低，甚至為零，我們會和店鋪負責人商量原因是什麽，商量相應的對策。”以前店內每周傳真壹次人工統計數據給市場部，但這些數據可能與實際數據有出入，市場部的工作人員經常去店內查看數據。
采購部門的工作也有了很大改進。相關人員可以直接從ERP系統導入物料需求計劃，根據庫存情況生成采購訂單，每種產品都會顯示其可選供應商。
於君認為，ERP是同仁堂健康醫藥規劃的基礎，ERP的成功推出保證了企業戰略規劃的實現。他評價說:“現在我們的每壹個數字都是準確的，財務管理是垂直的，上千家零售店都是可控的。我們的經驗告訴同行業的兄弟們，傳統醫藥行業也可以實現信息化管理。”
期待再次出航
信息中心服務臺不僅為同仁堂健康藥業ERP和POS系統的上線保駕護航，還將在系統上線後幫助信息中心為終端用戶提供統壹規範的服務。余瑞軒透露，系統上線後，服務臺也接到了來自壹線的應用問題。好在這些問題都是運營、使用、需求方面的，沒有根本性的大問題。
截至目前，信息中心服務臺已收到1000多條問題，但收到問題的頻率越來越小，需求的比例越來越大。余瑞軒指出，目前是同仁堂健康藥業股份有限公司ERP項目的休整期，信息中心正在對這些問題進行匯總整理，匯總給高層，高層會跟進問題，幫助管理層升華。他們也將在ERP項目二期啟動時開始解決這些問題。
完善ERP系統只是同仁堂健康藥業未來五年信息化建設的壹部分。在信息共享中心的規劃中，他們還將郵件系統、統壹溝通、工作流程、審批流程等內容整合到統壹的協同辦公系統中，實現企業內部的無紙化智能辦公。同時，為了更好地利用ERP系統提供的數據，他們還將實施BI(商業智能)系統進行管理。
同時，在北京亦莊開發區同仁堂健康藥業新辦公樓內，規劃部署了新的數據中心。這為同仁堂健康藥業未來的信息化建設解除了後顧之憂。