如何長期保存紙質檔案
目前，學術界對檔案的定義並不統壹。壹般來說，檔案是指人們在各種社會活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。接下來我整理壹下紙質檔案如何長期保存。希望妳喜歡！
如何長期保存紙質檔案
壹.知識背景
重視紙質文獻的保存，是檔案工作者必須重視和認真對待的重要問題。由於歷史原因，目前主要檔案都是以紙質材料保存，特別是壹些保密性較高的文件，大多以紙質文件保存，這對紙質文件的保存提出了更高的要求。
二、古法
為了紙張保存時間長，造紙時會使用石灰、石棉等堿性較強的天然材料，因為在以後的存放中，空氣中含有較多的酸性，可以使紙張不易老化損壞，可以長期保存。
第三，現代存儲
1987年，國家檔案局正式發布《檔案庫房技術管理暫行規定》，明確規定檔案庫房(包括膠片室、磁帶室)溫度控制在14 ~ 24℃，設備庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度控制在45 ~ 60%，設備庫房日變化幅度不超過5%。這說明檔案庫房的存放條件是比較苛刻的，這樣紙質檔案才能得到有效的保存。
第四，避免酸性環境的產生
形成酸性環境主要有兩種方式:
1，造紙過程中的殘酸；
2.當紙張濕度過高時，會吸收空氣中的酸性氣體，使紙張的PH值變小。
五、光化學反應的防治。
檔案室最好建在環形走廊裏，既避免了陽光照射，又減少了空氣中有害氣體的入侵。
六、控制倉庫溫度
溫度升高，物質的分子獲得熱能，分子運動加快，動能增加，被激活的分子數量增加，化學反應也加快。平時幾乎不進行的纖維素相關反應也會發生，紙張的老化速度會加快。溫度過高，紙會失水，變得又硬又脆。如果溫度繼續升高，纖維素會脫水碳化直至燃燒。所以檔案室的溫度壹定要控制，不能太高也不能太低，最好控制在14-24℃之間。
七、控制倉庫濕度
空氣中濕度大時，紙張的含水量高，酸性物質對紙張中的纖維素有很大的破壞作用，這就是紙張白度隨著相對濕度的升高而線性下降的原因。當相對濕度超過85%時，紙張的物理強度損失30%以上，彈性完全喪失，幹燥後無法恢復原狀。此外，如果相對濕度低於25%，紙張在幹燥過程中會因水分流失而變得硬而脆，彈性和耐折性會減弱，容易損壞。所以檔案室的濕度很重要，壹定要盡量保持穩定，最好控制在45%-60%。
八、除塵和滅菌
灰塵是細菌和黴菌的載體，也會對紙張本身造成磨損和腐蝕，所以在檔案入庫前必須進行除塵和殺菌。存放後應嚴格控制溫度和濕度，因為高溫高濕是細菌和黴菌繁殖的必要條件。
拓展閱讀:聲像檔案的保存與利用
聲像檔案利用照片、膠片、錄音帶、光盤、硬盤等保存和復制聲音、圖像，也可以輔以具有保存價值的歷史記錄。它們有很多種。在保存和利用過程中，應采取必要措施保證其功能性，實現其更好的查詢和檢索能力。
首先，確保記錄質量和格式的標準化
要保證聲像檔案的質量，就要從源頭上進行幹預，這可以起到基礎性的作用。因此，作為檔案部門，有必要采取積極的幹預措施，通過聲像檔案的錄制標準、錄制設備和存儲介質的選擇、拍攝人員的指導和培訓，有效控制聲像檔案的錄制質量和錄制格式的標準化和規範化，為聲像檔案的保存和利用打下良好的基礎。
二、加強對歸檔聲像檔案的接收、核實和保存。
(壹)堅持歸檔聲像文件存儲格式的規範性和存儲內容的選擇性。
(1)嚴格選擇要歸檔的聲像文件內容。
作為聲像檔案，它必須具有長期持久保存的意義。因此，有必要對擬歸檔的聲像檔案內容進行評估，鑒別其是否具有持久價值和歸檔價值，並在此基礎上選擇擬歸檔的檔案。
(2)檢查要歸檔的聲像文件的格式。
對於需要長期永久保存的聲像檔案，理論上有必要以未壓縮或無損壓縮格式保存。然而，在形成實際聲像檔案的過程中，存儲格式和存儲載體需要在保證最小存儲空間的同時保證聲像質量。
(3)應做好待歸檔聲像檔案的分類、保存要求和保管期限的標識。
對於需要歸檔的聲像，需要根據類似內容的紙質檔案管理規定確定其分類和保管期限。但是，無論是需要長期保存還是永久保存的聲像檔案，即使存儲介質符合要求，由於其物理化學性質較差，也難以長期安全保存，因此需要對聲像檔案中記錄的信息進行更新或遷移。
(二)根據存儲介質和閱覽方式的特殊性，對聲像檔案采取相應的保密措施。
(1)提前做好備份。
為了保證聲像檔案的安全，有必要提前進行備份。使用耐用的備份介質，並使用標準的軟件和文件格式存儲數據，以減少聲像檔案在存儲和利用過程中的損壞。對於備份聲像檔案，應減少數據遷移的頻率，避免數據丟失造成損失。備份檔案宜異地遠距離存放，既可有效避免聲像檔案因介質層間的汙漬、黴變、裂縫而無法讀取的情況，又可避免在壹些自然災害和人為破壞發生時，聲像檔案的安全性受到威脅。
(2)對歸檔的聲像檔案應定期檢查。
單位和保管部門應當每年對聲像檔案的閱讀和處理設備進行壹次檢查和登記。由於視聽檔案通常離線存儲在記錄、磁帶和光盤等存儲介質上，因此在更新設備環境時，應確認庫存載體和新設備之間的兼容性。如果不兼容，必須保存原有的播放設備和播放軟件，同時要註意聲像檔案的載體轉換。
(3)存儲介質應及時更新。
將聲像檔案的內容信息從原來的存儲載體轉換到新的或更穩定的類似載體上，是避免因存儲載體老化或損壞而造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能地節省母盤，提高存儲載體的質量，延長更新時間跨度，將模擬信號轉換成數字信號，都是提高更新質量，減少更新損失的有效方法。
(4)存儲的信息應及時遷移。
近年來，模擬錄音方法，如開口錄音和盒式錄音，已逐漸被數字錄音所取代，錄音機的市場份額急劇下降，無論是制造商還是維修單位都迅速減少。及時采取數字記錄，按照最新的技術標準轉錄備份，實現大規模的集中存儲和備份，可以為以後的進壹步轉換升級創造更加便利的條件。
第三，保證閱讀方式的最佳選擇和最佳效果。
(壹)提高閱讀方法的安全性
提高音視頻文件讀取的安全性，就是提高音視頻文件中存儲信息的安全性、讀取工具的安全性和存儲介質的安全性。保證音視頻文件中存儲信息的安全，主要是防止音視頻文件的存儲內容被更改，歸檔的音視頻文件應設置為禁止寫操作的狀態。保證音視頻文件讀取工具的安全主要是指防止計算機病毒的入侵。保證音像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，查閱的電子檔案應使用復印件。
(二)提高內容檢索的便利性
雖然目前並不要求建立與音視頻聲像檔案所記錄的語言信息相對應的文本，但是隨著音視頻文件中語言音視頻文件的數量越來越多，從浩如煙海的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統，它將對應特定的聲像文件，這對於克服聲像文件不能像電子文本壹樣被大量檢索的缺點，提高關鍵信息的檢索能力，是非常有價值的。
四。結束語
近年來，隨著科學技術的快速發展，語音識別和人像識別技術在聲像檔案信息檢索中得到應用，這不僅有利於提高聲像檔案信息查詢的準確性和便捷性，也是實現聲像檔案快速內容檢索能力的重要突破，必將促進聲像檔案的健康發展。
如何組織物理文件
[摘要]各單位在工作中會形成壹些具有保存價值的實物，如證書、作廢印章、名人題字、書畫、名品等榮譽性實物。為了讓這些物件發揮更大的作用，有必要對它們進行科學的整理。
[關鍵詞]機關單位；物理文件；安排
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映單位職能活動和真實歷史面貌，具有保存價值的具體有形的實物，是單位檔案的重要組成部分。各單位應對實物檔案進行分類、整理、標識、編目、裝箱(入櫃、上架、陳列)，納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案的分散性和多樣性，很難對其進行整理和分類。保存和開發的任務繁重，使得實物檔案的排列與其他種類的檔案排列脫節。因此，加強實物檔案的整理，鞏固和擴大檔案集中管理的成果是壹項緊迫的任務。
壹、實物檔案的分類
分類是實物歸檔的重要環節。根據實物的屬性、內容、形式特征、材料、獲取時間、保存價值等將實物分類分級。不僅有利於整理、標識、編目、組織房間存放和排架管理，而且便於系統提供和利用。根據實物檔案管理的基本規律和要求，可以采用問題、年份、保管期限等實物檔案分類方法，實現實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是根據對象的屬性、內容和形式特征對其進行分類。使用問題分類可以避免和減少相似對象的分散性，便於按主題查找和利用。實物檔案的分類壹般分為獎品、贈品、產品四類。每類主要內容如下:獎品主要包括以本單位或其內設機構名義在各類競賽、比賽、檢查、考核中獲得的證書、錦旗、獎牌、獎章、獎杯、榮譽證書等實物；信用類主要包括單位的證件(法人證書、組織機構代碼、營業執照、國有土地使用證、房屋所有權證等。)、印章、證書等因單位變更、撤銷、合並而失效的實物；禮品主要包括上級領導和社會知名人士的題詞、題畫，本單位開展的活動中的紀念物品，本單位對外交流用戶收到的禮品等。產品主要包括單位在行使職能和開展活動時形成、制作或儲存的模型樣品、家用試用產品、終端產品及其他實物，如微型標簽(印章)、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的整理
排列是指按照壹定的原則和方法定位物體順序的過程。通過整理，進壹步加強了實物檔案的系統性，便於檢索和利用。
對象的排列壹般遵循“載體原則”，即同壹載體的對象要排列在壹起。“載體原理”有利於目錄檢索和物理訪問，同壹載體的物理存儲盒、櫃可以節省空間；同壹載體的實物上架陳列，看起來整潔美觀。實物的排列，遵循載體原則，壹般是按照制作和分發實物的時間有系統地排列。同壹類別內，同壹載體的對象按發行時間排列，不同載體的對象可按發行時間排列，也可按載體形式排列。比如，獎品可以按照證書、錦旗、獎牌、榮譽證書、獎章、獎杯等載體形式排列，信件可以按照印章、證書、卡盒等載體形式排列，禮品可以按照題字、繪畫、禮品等載體形式排列。
第三，物理文件標註
標註是指將實物在整個氏族中的位置標記出來，以標簽的形式粘貼在實物上。標註是物理編目的起點和基礎，其目的是反映分類整理等系統工作的結果。通過標註，可以確定實物在整個宗族中的位置，為後續的編目工作和今後檢索利用中的實體訪問提供條件。
如何編譯標簽？標註是指以表格的形式在紙上記錄和反映歸檔對象在整個宗族中的位置。表中項目主要包括名稱、發放單位、采集時間、檔案號、采集單位、載體等。這是根據物理文件管理的基本需求設置的。
四。物理文件的編目
編目是指編制物理文件的目錄。編制實物檔案目錄，可以為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編纂提供基礎條件。
實物的編目是以“件”為單位進行的，每個實物只體現為實物目錄中的壹個條目。根據分類、整理、標註的結果，對實物逐壹進行編目，系統、全面地揭示實物的全貌。實物中未明確標明學科名稱和出版時間的，編目時應擬制名稱並核實出版時間。同時要在備註欄說明。
實物檔案目錄設置了檔案日期、名稱、發放單位、獲取單位、獲取時間、載體、存放地點、參考號、備註等項目。，概括了物理性質、形態特征、制作材料、采集時間、保存價值等主要特征。，並且是用戶搜索的主要渠道。
五、實物文件盒
裝箱(入櫃、上架、陳列)是指將物品按照零件編號的順序放入文件箱的過程，選購文件櫃、密集架、陳列櫃，是對物品進行系統整理的結果。放入文件盒的物件主要是可折疊或可擺成形狀的，如:獎狀(可卷成簡易形式)、獎旗(可折疊成平裝)、獎牌、榮譽證書等；信念範疇
郵票、證書等。文件盒可以是6厘米厚的文件盒。箱內設置了物理文件目錄和對照表，方便箱內實物的存儲、使用、進出驗證和填寫描述。用於獎品獎牌、證書印章、產品標識、硬幣、紀念幣等。，可以把它們平放在文件盒裏用耐酸紙板隔開的“井”字形格子裏，縫隙可以用紙團塞住，固定物理位置。為了方便起見，可以在文件盒蓋內貼壹個示意圖來表示文件編號。
不及物動詞結論
檔案行政管理部門對如何組織實物檔案沒有統壹的標誌和要求。然而，各級檔案部門對實物檔案的收集、整理和利用卻是豐富多彩、令人愉快的，相關報道也頻頻見諸報刊。本文所述的實物檔案的分類、整理、標識、編目、包裝(入櫃、上架、陳列)的整理過程是壹種常用的整理方法，各單位可根據實際情況制定合理的整理方法。比如，壹些條件較好的單位，不僅可以按照上述方法整理實物檔案，還可以對每個歸檔的實物進行拍照，既可用於展覽，也可作為視聽資料；標簽可以用白紙或彩紙制作，增加美感。
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