如何通過番茄工作法管理時間,提高工作效率?
而番茄工作法則會把時間變成我們寶貴的盟友,教會我們用自己的方式完成工作目標,並在這個過程中不斷提高工作和學習效率。?
那麽什麽是番茄工作法呢?首先選擇壹個要完成的工作,然後準備壹個番茄計時器,它會響25分鐘。在這25分鐘裏,專心工作,中途不允許做任何與工作無關的事情。鬧鐘響後,可以短暫休息5分鐘,然後開始下壹個番茄。每四個西紅柿周期休息壹次。
番茄工作法不僅提高了工作效率,也給了我們意想不到的成就感。
番茄工作法需要準備哪些材料?除了番茄計時器,還要準備以下三個表格。
“今天的待辦任務”工作表,在壹天的工作開始時,我們在這個工作表中按優先級順序列出要完成的事件。
壹個完整的番茄時間是30分鐘,其中25分鐘用於工作。註意,這25分鐘純屬工作時間,不能打斷。定時器響起後,休息5分鐘。這個過程完成後,在工作表中標記“X”。然後繼續下壹個番茄。
四次番茄休息後,我們應該停下手頭的事情,享受壹個很長的休息時間,壹般約15-30分鐘。我們可以利用這段時間清潔妳的工作臺,享受壹杯咖啡,四處走走,做壹些簡單的事情,讓我們的大腦得到充分的休息。
在工作中,如果妳突然想起壹些當天必須處理的緊急事情,把它們寫在“計劃外&;應急”欄。並在“X”後面加壹個撇號('),表示我們被打斷了。將這些中斷的時間可視化將有助於我們在未來進行總結。
“活動清單”表格是用來記突然想到的事情,但這些事情不需要當天處理,第二天或幾天就可以處理。用“u”標記,如果有期限,也可以寫下來。?
“記錄表格”,這是壹個總結表格。寫下日期、開始時間、完成的工作和使用的番茄時間。這種跟蹤讓我們看到自己真正的努力。?
如何讓番茄工作法更高效?
每個番茄的時間只有25分鐘,看似不長,不會有幹擾。然而,經驗告訴我們,壹旦我們開始使用番茄工作法,幹擾是壹個真正的問題。主要有兩種類型的幹擾,內源性和外源性。
內源性幹擾包括起床吃東西、打緊急電話、上網找東西、查郵件等等。要擺脫內源性幹擾的影響,我們可以先把這些幹擾形象化。我剛才說了,在工作表的X後面畫壹個撇號('),把幹擾分為當天要解決的和未來要解決的,分別填在不同的表格裏。堅持壹個番茄時間必須開始和結束的原則,記錄幹擾,等到番茄時間結束。
外界的幹擾來自於他人,比如同事讓妳準備壹份報告;秘書打來了壹個未經過濾的電話;壹有新消息,郵箱系統和手機就會“哇”的壹聲提醒妳等等。?面對外界幹擾,記錄方法與內源性幹擾相同。兩者的區別在於,外界的幹擾需要和別人打交道。壹般來說,很少有緊急情況需要立即處理。25分鐘或2小時(4個番茄小時)後,就不會有大問題了。這樣做可以讓我們的大腦更有效地工作,按計劃處理任務。另外,告訴找妳幫忙的同事,他們很忙,稍後會回復他。時間長了他們就明白了。
如何利用番茄工作法幫助團隊達成目標?
在柏林,有壹個很小的電腦維修店,只有壹個被櫃臺和黑窗簾隔開的工作區,有壹個小團隊為客戶維修電腦。這樣既要在櫃臺面對客戶的咨詢,又要集中精力解決客戶的問題。如何利用番茄工作法有效幫助團隊達成目標?
如果是八人團隊,壹開始可以把團隊分成兩組,兩個人負責在櫃臺回復咨詢,明確規定櫃臺回復客戶的時間,從幾點到幾點。另外六個人分成三組,兩個人為壹組做幕後工作,用壹個番茄計時器。為了更好的服務客戶,從問題中提升業務能力,幕後的小團隊,兩人壹組,和櫃臺的小團隊輪班,每四八個番茄小時換壹次,或者壹天換壹次。
六個人在不受幹擾的環境下完成目標,比八個人在經常受幹擾的環境下完成目標效率高得多。
摘要
在番茄工作中,休息同樣重要,尊重作息的安排有助於我們實現可持續發展。每壹個番茄時間都代表著壹個提升自己或者在困境中快速重振自己的機會。?