秘書基礎知識精要
(壹)有較高的政治覺悟、政策水平、較強的法制觀念(文書人員的政策水平決定文書工作的質量；文書人員不僅要知法，還要守法)
(二)愛崗敬業，忠於職守，勤奮工作，嚴謹細致，遵守紀律，保守秘密。
1.作為壹名文書工作者，只有熱愛本職，忠於職守，才能做好文書工作。
2.努力和嚴謹是文書人員應該有的工作態度和精神。
3.遵守紀律就是嚴格按照工作職責辦事，不利用工作謀取私利。
(三)應具備必要的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基礎知識。
文秘人員的專業基礎知識主要是指與所從事的文秘工作密切相關的基礎知識。壹般包括以下幾個方面:
首先是基礎理論知識。包括文獻學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理等。基礎理論知識具有綜合性、概括性和基礎性，是文書工作中實際操作知識和操作技能的理論指導。
第二是實用知識。文書人員必備的專業基礎知識不僅包括基礎理論知識，還包括實際操作知識。也就是說，文書人員不僅能夠了解和掌握文書工作的各個方面及其工作內容，而且能夠熟悉和掌握其操作程序和方法。
第三是其他基礎知識。主要是指壹些與文書工作相關的基礎知識。
(四)掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合應用能力。
文書工作的專業技能主要包括以下幾項:
1，文字綜合處理能力
2.寫作能力
3、速記能力
4.印刷能力
5.校對能力
6、使用現代辦公設備的能力
秘書的部分觀點
(壹)秘書的知識結構
秘書的知識結構是秘書工作所需要的知識，即秘書工作能力形成所依據的知識及其構成。
秘書工作的綜合性要求秘書具有廣泛的知識面；秘書工作的專業性要求秘書具備紮實的專業知識。
1，基礎知識水平
基礎知識層次是秘書知識結構的基礎，是秘書知識結構中起基礎性作用的知識部分，是構建秘書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要紮實，還要廣博。
(1)文化基礎知識
秘書所具備的文化基礎知識，壹方面是社會科學的基礎知識，另壹方面是自然科學的知識。高中文化程度是國家對所有政府官員的同等要求，也是秘書應該具備的最低知識水平。如語文知識、科學知識、歷史知識、外語知識等。
(2)基礎理論知識
掌握基礎理論知識是提高秘書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識和黨的基本政策；
(3)法律基礎知識
法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要基礎。要規範秘書工作，首先要求秘書掌握基本的法律知識。
2.輔助知識水平
輔助知識水平是指與秘書專業知識相關的知識，雖然不是秘書專業知識，是壹種輔助知識。
(1)傳統學科主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學、心理學等知識。
(2)新興學科，主要包括管理科學知識、社會傳播知識、軟科學知識等相關學科。
3、專業知識水平
專業知識水平是秘書知識結構的核心和基礎層次，是指從事秘書工作所需的專門業務知識。它是壹種具有壹定導向性的知識，是形成秘書職業特征的壹部分，與秘書的工作目標密切相關。它由兩部分組成:
(1)商業知識
主要指秘書的專業知識，是區別於其他專業的重要標誌。壹般包括:普通秘書學；分支秘書學(如行政秘書學、企業秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學)；秘書寫作；秘書心理學；文獻學、檔案學、公文寫作等方面的知識；調查研究、會議工作、信訪、保密、組織協調、辦公自動化等知識。
(2)行業知識
秘書必須掌握以下必要的行業知識:了解所在行業知識的整體構成和範疇；了解下屬部門的工作任務和特點；深入掌握工作中經常用到的知識；了解行業的管理知識
註:a、當今較為合理的秘書知識結構應具備以下特征:中心性；寬廣；動態；等級制度。
b、建立合理知識結構的方法是:好學是成功的前提。此外，還要註意知識的積累、更新和豐富。
(二)秘書的能力結構
秘書能力是指秘書在實踐中完成秘書工作的能力，也就是說秘書的能力只有通過秘書的壹系列活動才能得到展示和發展。
1，基礎能力
指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。
(1)秘書的可觀察性
壹個人獲得的信息80%-90%來自視覺。秘書的觀察重點應該是領導力和社會。良好的觀察力要求:目的性強，有條理，敏銳。
(2)秘書的記憶
好的記憶表現:記得快，記得準，記得多，記得牢。好的記憶方法:分組法、總結法、演繹法、形象法等。
(3)秘書的思維能力
思維能力在秘書的基本能力中占據核心地位。思維強的表現在於:思維要廣闊、深刻、靈活、新穎。
(4)秘書的想象力
想象力在秘書工作中非常重要，尤其是在創造性工作中。好的想象力需要現實性、豐富性和新穎性。壹個秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤於思考，註意想象的方式，如類比、聯想等。
2.專業能力
(1)閱讀能力
對秘書閱讀能力的總體要求是準確、快速。秘書閱讀能力的培養首先要有良好的知識結構，其次要註重其他能力的發展，最後要有科學的閱讀方法。
(2)寫作能力
即文字表達能力，這是秘書的基本功，也是秘書的“看家本領”。秘書的寫作能力主要是指各種實用文章的寫作能力。秘書寫作能力的壹般要求是:準確、簡潔、規範。
(3)說話能力
也就是口語表達能力，秘書口語能力的壹般要求是:發音正確，表達簡潔，語氣用詞恰當。提高自己說話能力的方法:壹是多說話，二是多思考，註意其他方面的培養和錘煉。
④處理事務的能力
秘書的基本職能是處理事務。秘書壹般處理能力的壹般要求是:熟悉辦事方式，善於相機行事，善於接人待物。
3.特殊能力
指秘書從事某種專門秘書工作的能力，具有個性特征，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。
(1)協調能力
指運用協調原則和方法保持各方面有序、科學的能力。總的要求是:掌握協調基礎，熟悉政策法規，不搞“獨斷專行”；要掌握協調的原則，使協調有理有據；要選擇協調方式，根據不同的情況和對象，采用不同的協調方式。
(2)研究能力
總的要求是:要有計劃；有科學的方法；有很強的洞察力；善於迅速與被調查者溝通，取得他們的信任。
(3)操作能力
主要包括打字、復印、縮微、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。
(三)秘書的心理素質
秘書的心理素質是指秘書在心理過程、心理傾向、心理品質等方面穩定的心理特征的總和，影響著秘書的輔助行為、人際關系和自身修養。
1，秘書心理素質的構成
(1)秘書的興趣
也就是認知傾向，常說的愛好。秘書的興趣應該具備以下幾個品質:廣泛性、中心性和持久性。
(2)秘書的情緒和情感
情緒是人對客觀事物是否符合自己需求的內心體驗。秘書情感的品質是:有道德感；有理智感；有美感。
情緒是情緒的基本形式，是人們對客觀事物的態度。情緒相對穩定持久，情緒容易變化不穩定。根據性質，秘書的情緒可分為兩類:即愉快的情緒；心情不爽。根據發生的強度、速度、持續時間分為情緒、激情、壓力三類。
(3)秘書的意願
良好的意願是秘書工作取得成效的保證，也是不斷提高自身修養的動力。
良好意願的特征是:自覺、果斷、堅持和自控。(相反，它們是指示性的和任意的；優柔寡斷，獨斷專行；固執而搖擺不定；任性)
(4)秘書的氣質
氣質是指人的心理活動中相對穩定的動態特征。人的壹切心理活動和行為都受氣質的影響，氣質是穩定的，但人的氣質卻千差萬別。氣質類型主要有:多血質(活躍型)、膽汁質(興奮型)、黏液質(安靜型)和抑郁質(抑制型)。
註意:
以上四種品質有積極的壹面，也有消極的壹面，並不能決定壹個人成就的大小。工作成績的大小主要取決於壹個人的工作態度和努力程度。在實際工作中，對於不同氣質類型的秘書安排，可以給予不同的考慮。
秘書培養氣質的途徑有:自我控制，職業環境的影響，有意識地做壹些與自己氣質相悖的事情。
(1)秘書的個性
秘書人格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面:對待現實的態度和行動方式。
秘書的健全人格主要包括:堅強執著但不固執；要敏捷，要靈活，不要輕率；開朗隨和不輕浮；幽默而不犀利。健全的人格有利於良好的人際關系、對環境的適應和身心健康。
2.秘書的心理健康
(1)影響秘書心理健康的因素
不知所措；輿論壓力；關系很復雜。
(2)秘書心理健康標準
壹個心理健康的秘書應具備以下主要標誌:智力正常；情感成熟；行為協調；專註工作；和諧的關系。
(3)秘書常見的心理障礙及其消除
嫉妒:要正視自己的差距，不要再和別人攀比，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，擺脫病態的自卑或自尊。
焦慮:要堅定自信，對未來充滿信心，不被壹件事所困擾，不計較得失，努力實現壹個有意義的目標。
急躁:遇事冷靜，遇事冷靜。
無聊:樹立正確的理想、信念和工作目標。正確才是思維方式，懂得無聊是沒有用的。
驕傲與自卑:建立正確的自我表達意識，從而保持心理平衡。