番茄工作法原理
文/馬也·馬也
本文是《番茄工作法圖解》的讀書筆記。
弗朗西斯科·西裏洛(Francisco Cirillo)在1992創立了番茄工作法(pomodoro technique)，但如果從頭說起，就要追溯到80年代末，他大學生活的最初幾年。
西裏洛曾經飽受效率低下之苦，無法完成作業，無法學習。
“我能學習壹會兒嗎？真的學10分鐘？”
“我得找個計時教練，可是誰來捏我的表？”
後來，他找到了。這是壹個廚房定時器，形狀像壹個番茄(意大利語的pomodoro，Pomodoro技術中的Pomodoro技術)。就這樣，西裏洛遇到了他的番茄鐘。
問:番茄時鐘擴展的工作方法是如何實現的？
簡單來說，把當天要做的事情列壹個清單，把鬧鐘設成25分鐘，然後從第壹件事開始。第壹個番茄鐘結束，休息5分鐘，繼續第二個番茄鐘，如此反復。
提前完成第壹件事或者用完番茄鈴，開始第二件事。
此外，還有每日回顧、每日承諾、控制中斷和估計時間。
問:為什麽番茄工作法令人耳目壹新？
因為它打破了我們固有的時間-工作概念。
在工作中，我們經常會默認時間是連續的，比如“我要在10分鐘內趕公交車”“截止時間是本周三”，這裏的時間是指兩點之間的距離——起點和終點。我們明確了兩點，但我們不知道中間會發生什麽。
從持續時間來看，思考、計算、劃分未來就像盲人摸象，至少在以全新的方式面對全新的任務時是這樣。
對於大多數人來說，正是這種不可預測性導致了焦慮。而焦慮無疑會導致生產力下降，甚至可能把事情搞砸。
番茄工作法提倡時間交替的概念，比如雞1下蛋2，蛋2下蛋雞3，雞3下蛋4，等等。這些事件互不重疊。我們可能不知道具體的時間點，但我們知道它們發生的順序。
如果能從時間交替的角度去思考，把工作看成壹系列的事件，工作效率就會提高。這是番茄工作法的基本原理。
番茄工作法需要什麽工具？
番茄工作法只需要壹支筆、壹個計時器和三張紙。
三張紙的用途如下:
1)“活動列表”表單:列出最近要開展的活動，隨意填寫，簡潔不排序。
壹個好的辦法是，第壹個詞代表活動的主題類型(雖然東西很多，但總可以歸為幾個主題)，後面的第二個詞明確表達妳想要達到的目的。
同壹個“活動列表”可以用很多天，添加新的活動，劃掉已完成的活動。
2)“今天的待辦事項”表單:填寫今天的日期和妳的名字，給自己壹個儀式感，從“活動清單”中挑出妳今天打算進行的活動。
在我的腦海裏，我把“我必須完成”改成了“從哪裏開始”，“這個項目很大很重要”改成了“我可以邁出壹小步”。
此時此刻，我決定做壹件事就相當於含蓄地決定不去做我待辦事項列表上的其他上百件事。短時間內與這個任務共舞，然後重新評估它是否還是最重要的。
這塊手表每天早上都需要換壹塊新的。
區分“活動列表”(傳統的工作列表)和“今天要做的事情”(提取的承諾)表。
3)“記錄”表:記錄抽樣的過程指標，以便改進過程。同壹個“記錄”表格可以用很多天來比較每天的跟蹤記錄。
問:番茄工作法具體是如何實現的？
壹個番茄工人的壹天有以下五個階段:
1)計劃:在壹天開始的時候，從待辦事項(稱為“活動清單”)中提取最重要的活動，填入“今天的待辦事項”表中。這是妳那天的自我承諾。
2)跟蹤:確認當天的活動後，打開番茄鐘25分鐘，從當天活動的第壹項開始。在每個番茄時鐘中，妳要收集壹些進程指標，比如計算遇到的中斷次數。
3)記錄:在壹天結束時，將當天收集到的數據歸檔，寫入“記錄”表格。如果妳記錄了被打斷的次數，寫下被打斷的次數。
4)處理:從記錄的原始數據中提取有用信息。
例如，您可以計算每項活動花費的番茄小時數。如果數量很大，妳應該試著把活動分成更小更容易管理的部分。
或者，您可以計算活動在活動列表中停留的平均時間，即從記錄活動到處理活動的時間。
5)可視化:最後妳要以某種方式組織信息，找出改進流程的思路。
為了避免第二天再犯同樣的錯誤，番茄工作法要在壹天結束前做好三件事:記錄、處理和可視化。這些日常回顧是改善個人過程的關鍵。
這樣做的另壹個好處是，壹開始妳按照書上說的去應用番茄工作法，然後妳可以在明確自己的工作習慣後進行調整，比如30分鐘或45分鐘的工作周期，從而形成自己的壹套方法。
問:實施番茄工作法有什麽規則？
有兩條規則:
1)番茄鈴壹旦開始，妳就必須去打鈴。
這是因為番茄鐘是原子不可分的。
番茄鐘是這種工藝方法中最小的貨幣單位，不允許使用小數，如1/2或2.2番茄鐘。如果任務放下了，比如沖廁所，或者臨時開會，不管是臨時的還是長期的，現在的番茄鐘都必須作廢。它不會數數，也不應該畫x，妳得打開壹個新的25分鐘番茄鐘來代替它。
2)確保自己壹直在做最重要的事情，而不是別的。
在開始工作之前，我必須打開番茄鈴，稍後番茄鈴會響起，提醒我停下來，重新考慮我剛剛專註的活動。還是最重要的嗎？確保妳總是在做最重要的事情，而不是別的。
問:為什麽番茄工作法強調壹次只做壹件事？
行為心理學家羅伊·鮑邁斯特(Roy baumeister)在他的經典著作《意誌力》中，用大量的實驗案例論證了當設定過多的目標時，人的決策力和意誌力會被大量消耗，結果往往會變得遙不可及。
當研究人員要求人們列出他們的目標時，90%的人會輕而易舉地列出六個目標。
在連續監測這些同時執行六個目標的受試者時，發現:
1.他們持續陷入煩躁和焦慮，痛苦指數上升；
2.與此同時，他們做得更少，思考時間占用了行動的時間，他們忙於煩惱，卻止步不前；
此外，這些人的身體健康狀況明顯惡化，各種負面應激反應層出不窮。
妳看，我們的心理機制決定了集中精力做壹件事更有效。多任務需要訓練，只有極少數擁有超強智力和意誌力的人才能勝任非人類的任務設計。
問:我也想努力半小時40分鐘，但總是被打斷。我該怎麽辦？
中斷分為內部中斷和外部中斷。
內部中斷，潛意識有意拖延。拖延癥就像去醫院不掛號，浪費時間，等著情況惡化！
現在，讓我們來看看當出現內部中斷時應采取的策略:
1)先收下，
2)然後記錄下來(今天的待辦事項表格的下半部分已經分離出來，在計劃承諾活動下有壹個標題叫“計劃外突發事件”)。
3)然後馬上繼續妳的工作，避免真的被打斷。
對內部的幹擾視而不見，想著欺騙自己，也無濟於事。記錄跟蹤數據，用於自我改進和流程改進。
外部中斷是交互式的。電子郵件軟件叮當作響，時刻提醒妳有新郵件，有人在等妳回復。
每次遇到外部幹擾，把幹擾要求的活動標題加到“今天的待辦事項”表中。把它寫下來，不要讓它占據妳的頭腦，並確保妳會在未來的計劃中考慮到它。
處理外部中斷的策略包括以下四個步驟:
1)告知:“我手頭有點事，比較忙。”
2)談判:“星期五我能幫妳做嗎？”
3)策劃:記下活動名稱，稍後為其策劃未來的番茄鐘。
4)回復:按承諾回電或回復，否則下次別人就沒辦法信任妳了。
問:如何用不同的符號來標記工作中斷？
假設我今天早上選了三個活動:“準備發票”、“領獎品”、“填稅單”。
作為壹個老品牌的良民，我肯定會優先考慮稅務表格。壹個番茄鐘後，我畫了壹個X；兩個番茄鐘後，我完成了報稅單，該準備發票了。
我在第二個框裏畫了壹個X，因為我又完成了壹個番茄鐘，我在“今天的待辦事項”表裏劃掉了“填稅單”這個活動，因為已經完成了。
圖中的①、②、③是什麽？
①準備發票時出現內部中斷。我不知怎麽想起給小明打電話了。我把它寫在“活動清單”表格裏，打算改天再做。然後，我在標題“準備發票”的右邊加了壹個撇號。在壹天結束時總結這些跟蹤數據。
填稅單的時候，小紅給我打電話。我告訴她我很忙，並問我是否可以稍後給她回電話。這是壹個外部中斷，所以我在“填寫稅單”右邊畫了壹個減號。同樣，今天結束時應該對這些跟蹤數據進行總結。
在畫完減號後，我還在“計劃外緊急”壹欄寫了“電話小紅”。
q .番茄鐘用完了，工作沒做完怎麽辦？
如果在活動完成之前把小方塊填滿，估計這個活動需要幾個番茄鐘，但是這些番茄鐘已經用完了，活動還沒有完成。下壹步是什麽？
這時候就要做第二次估計了。
猜猜完成這個活動需要多少個番茄鐘。然後，在前壹個小方框旁邊，根據第二個預估數畫出相應的圈數。現在，當每個番茄鈴響的時候，妳可以繼續在圈裏畫壹個X。
估計的番茄鐘數和實際的番茄鐘數之間的不壹致有兩個可能的原因:
1)做出預測的方法或能力有待提高；
2)工作開始後，出現了新的情況和問題，改變了環境。
問:在實施番茄工作法的過程中有哪些體會？
認知1:“沒想到壹件事要這麽久。”據估計，如果壹個活動需要七個以上的番茄鐘，就應該拆分。
認知二:“沒想到壹件事越來越復雜。”在活動過程中，突發的次要任務可以填在“計劃外緊急”壹欄，然後再接再厲，完成主要活動。
認知三:“頭腦被各種想法占據”。多余的想法壹方面要控制，不要幹擾主要任務，另壹方面要及時提煉，這些都是工作創新的源泉。
認知四:“把預估當承諾”。壹項勘探或開發活動所需的時間無法提前預測，只能盡可能地估計。總是把預估值當成承諾，會給自己或同事造成不必要的焦慮。
為了避免這種困境，番茄工作法只計算了番茄鐘。即使最後期限迫在眉睫，妳也可以花25分鐘專註於妳應該做的事情。
但也要隨時溝通，讓相關人員看到事情的進展。
認知五:“流程管理，說說而已”。跟蹤階段是收集壹整天工作流程的真實數據，用於日常回顧，以改進第二天的工作流程。
跟蹤哪些數據由妳自己決定，根據具體的工作狀態而有所不同，但妳可以從計算“中斷次數”和“完成番茄數”開始。
認知六:“完美主義是阻礙”。“等壹下，有更完美的計劃”其實是拖延的另壹種形式。
番茄工作法沒有給“延遲”任何機會。妳只能勇往直前，啟動壹個番茄鐘，而不去思考如何做到“完美”。記住，完成比完美更重要。
認知七:“早上選擇壹些活動，晚上才發現今天完成的大部分活動都沒有選在早上。”往往在規劃階段就不會有使命感。如果沒有承諾感，總結壹天的時候會覺得只有努力，沒有功勞。
更重要的是，“活動清單”和“今天的待辦事項”沒有區別。承諾是番茄工作法的核心。“今天要做的事情”是每天的承諾！選擇的活動應該是可行的。
小貼士。遊戲壹般決定“今天要做什麽”
如果妳不確定哪些活動應該填寫在“今天的待辦事項”表格中，為什麽不舉辦壹場“優先淘汰賽”呢？
首先，寫下參賽者名單——也就是所有活動的標題，以及每個活動的小備註。
然後，不管重要性如何，把所有的音符排成壹行。比較第壹項和第二項。如果今天只能做壹件事，我該做哪壹件？決定下來後，輸的放在左邊，贏的拿在手裏。
接下來，從原欄目中取出下壹註，繼續與上壹次比賽的獲勝者進行對比。以此類推，壹局接壹局。
勝者永遠在手，敗者放在左。當原始列為空時，將會有整個賽季的獲勝者。最優先的活動是正在進行的活動。
但是，壹天可以做的活動不止壹項。所以從左邊的失敗者壹欄開始新壹季吧。在今天的待辦事項列表中填寫選出的獲獎者，作為壹個現實的承諾。
小貼士。番茄秘籍進度表
如果同壹個活動總是出現在今天的待辦事項中，卻無法完成，那麽就需要另壹種形式的活動列表表——進度表。
舉個栗子的例子。作者拿壹張A4紙，5x5mm網格，左上角寫著月份和名字。然後沿著紙的短邊從右向左寫下這個月的日期，31，30，29，...直到1，並在每個單元格中寫壹個數字。
所以左邊有壹個5厘米左右的空白。在這裏寫下所有已知的活動，每個活動壹行。然後用這個“進度表”代替“活動列表”
“進度表”還是“活動清單”的思路，只是實現方式不同。
記錄表格呢？“記錄”表單記錄了作者想要隨意跟蹤的數據，比如打了幾個電話。
每天早上，當作者選擇壹項活動並將其填入“今天的待辦事項”表中時，他還會在“進度表”的相應框中畫壹個圓圈，該框位於當天日期的列和所選活動的行中。
壹天結束做日常復習的時候，如果壹個活動完成了，就在它的圈裏畫壹個星星。
壹段時間後，如果妳看到很多空圈，說明妳總是高估自己能兌現的承諾。如果壹個活動有很多空圈，妳可能需要分解它。
小貼士。番茄時鐘設置為0 &；7項技能
如果壹個活動估計超過7個番茄鐘，說明太復雜，需要拆分。每個分解的小活動在“活動列表”表中占據壹個單獨的行，有自己的估計值。活動越大，預測越不準確。
如果壹個活動估計少於1個番茄時鐘，可以在旁邊標註0。並不是說需要0個番茄鐘才能完成，而是說時間小於1個番茄鐘。此類活動仍在“活動列表”表中占據壹行。
以後在選擇活動填寫“今天的待辦事項”表時，可以將少於1番茄鈴的幾個活動組合起來，作為壹個活動寫在同壹行。
寫在後面
《番茄工作法圖解》是壹本實用的書，閱讀時間10天。全書看完還是很有收獲的，方法簡單易行，非常適合上班族。
以下是文章的部分節選與大家分享？
*壹只腳不能同時跳兩次。換句話說，壹次只做壹件事。
*各種懶惰是樹枝，各種拖延是樹枝，焦慮是樹幹，各種理由是根。懶樹有多高取決於根的數量。根越多越復雜，懶樹越難砍。
*正確的決定是意識和直覺之間的平衡。為了做出正確的決定，妳需要簡化問題，使其只包含重要的事實和妳有足夠能力分析的領域。
*變化是商界永恒的主題。如果不想著急，就要經常提供反饋，經常接收反饋。
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